很多企業(yè)缺乏一個集中的文檔服務器和知識中心，很多關鍵的資料和文件，分散在員工們的筆記本上、個人電腦上，面臨著多種意外損失的可能。作為企業(yè)知識更重要的載體，分散的文檔意味著技能和經(jīng)驗的隔離，而一旦損失，更可能導致技術上和業(yè)務上的失敗。

10 OA 提供多級文檔和知識管理，幫助客戶實現(xiàn)一體化的文檔組織、編輯、存儲和分享，讓所有人都能快速而方便地共享自己的經(jīng)驗、技能，訪問和學習同伴的信息、知識，從而全面提升員工的技能素質和企業(yè)的協(xié)作能力，增強企業(yè)整體的競爭力。

個人級文檔管理

10 OA 提供個人級的文檔管理，每個人都可以按照自己的需要設定自己的文檔分類方式（樹形結構），彼此獨立而不干擾。

• 自主控制：可以輕松創(chuàng)建、管理和查找個人文檔，具有完全的控制權和隱密性，其他人未被授權將不能瀏覽和訪問。
• 在線編輯器：能夠上傳各種類型的資料文檔。更重要的是，能夠在線創(chuàng)建、編輯類似于Word/Excel的文檔，無需在每臺機器上安裝、升級和維護昂貴的Office辦公軟件。
• 模板支持：能夠預先定義公司的、統(tǒng)一的文檔模板，無需分發(fā)，每個人都可以自動獲得，然后根據(jù)模板，快速一致地產(chǎn)生新的文檔。
• 安全保障：采用壓縮技術，所有的文檔都集中而高效地存放在服務器上，無需擔心個人機器崩潰而導致文檔丟失。
• 輕松共享：輕松共享文檔或整個文檔類別（文件夾）給其他同事、部門或所有人。與郵件傳遞文檔的方式不同，這個共享過程中沒有文檔實體的復制和發(fā)送，從而極大地減少網(wǎng)絡流量和磁盤空間。

組織級文檔管理

10 OA 提供組織級的文檔管理，整個組織統(tǒng)一規(guī)劃文檔分類方式（樹形結構），確定安全策略，設置訪問權限。除了同樣支持在線編輯器、模板、集中存儲和備份之外，組織級文檔管理具有更多的功能特點。

• 統(tǒng)一規(guī)劃：統(tǒng)一規(guī)劃組織層次的文檔類別，嚴格管理組織級文檔，設置訪問權限。只有經(jīng)過授權的人，才可以閱讀或者創(chuàng)建文檔。
• 自動分發(fā)：只要將文檔放入適當?shù)奈恢?，具有閱讀權限的人員就能夠自動瀏覽和查看到，無需手動分發(fā)。由于遵循了組織級的安全策略，避免了手動分發(fā)到錯誤的地方。
• 復制和移動：可以復制一個或多個個人級文檔并粘貼成為組織級文檔，實現(xiàn)文檔歸檔以及批量歸檔。也可以將組織級文檔復制或移動到其他位置（文檔類別中），使得多個有權限的同事、部門能夠自動訪問到。
• 版本控制：可以對重要的文檔進行基線化?；€化之后將形成文檔的個版本，以后通過增加新的版本來實現(xiàn)文檔的修改和更新。系統(tǒng)自動保留所有的歷史版本內容，不允許刪除。
• 辦公集成：和 10 OA 協(xié)作辦公系統(tǒng)無縫集成。能夠將任何文檔作為附件，通過電子郵件、即時通信、工作任務等方式，方便地傳遞給其他同事或部門。

流程化文檔管理（獨立提供）

結合 10 OA 強勁的工作流引擎，10 OA 能夠提供流程化的文檔管理。組織中的一切信息和數(shù)據(jù)，都可以被抽象為文檔。文檔基于模板和表單，通過流程而產(chǎn)生、運轉和終結（或歸檔）。

• 一切皆為文檔：一切信息和數(shù)據(jù)——規(guī)章制度、新聞公告、計劃方案、報表報告、申請單據(jù)——都可以被抽象為文檔，文檔是整個系統(tǒng)的終極管理對象。文檔以非結構化的方式漂亮地展現(xiàn)；文檔中的關鍵數(shù)據(jù)則以結構化的方式存儲，從而便于統(tǒng)計分析。
• 模板化，表單化：所有文檔都基于模板或表單而產(chǎn)生。模板和表單是歷史經(jīng)驗、前人智慧、知識積累的集中體現(xiàn)，有助于快速產(chǎn)生嚴謹而規(guī)范的文檔。
• 圖形化的流程設計：所有文檔都通過流程運轉而產(chǎn)生。流程是企業(yè)規(guī)范運作、團隊高效協(xié)作的集中體現(xiàn)，是跨地域、跨部門協(xié)同辦公的紐帶。
• 全自動流轉：10 OA 強勁的工作流引擎，為用戶提取指定的模板或表單，創(chuàng)建"流程化文檔"，計算用戶操作權限和流程運轉方向，將"流程化文檔"分派到相關責任人的文檔列表中，給予提醒，并記錄全部的執(zhí)行過程。
• 版本控制：通過精致的流程設計，用戶甚至可以創(chuàng)建文檔的不同版本，從而保存文檔的歷次修改痕跡。