要選型首先就要談需求，確定的需求能夠讓選型有的放矢。如果一頭扎入OA海洋，您會覺得這也需要那也很好，而選型的結(jié)果往往偏離實際或者無法實施。
需求現(xiàn)狀目前，大多數(shù)企業(yè)采用收集歸納法進行需求定義：把空的需求表單發(fā)給各部門，一段時間后收集上來，對各部門的問題進行匯總歸納，形成總體的需求概況；繼而參考從各個OA廠商產(chǎn)品宣傳中收集到的信息，整理出一個大而全、缺乏整體性考慮的需求作為招標文件，讓各個OA廠家去做方案。
這樣的做法貌似解決了所有部門的問題，應(yīng)該大家可以協(xié)同辦公、非常融洽了吧？非也！實踐證明，如此進行需求定義的OA系統(tǒng)，更終實施時都面臨眾多的、這樣那樣的問題。
作為項目負責人，您不禁要問：如此周全而面面俱到的需求定義究竟有何問題？
問題關(guān)鍵在于：所謂 面面俱到 實際上是 面面都不到！需求定義要從更迫切需要解決的問題入手，倘若覆蓋面廣泛但每個問題都點到即止又怎么能夠深入的解決問題？
首先，您搜集上來的各部門需求，大多是站在自己部門的立場上考慮，常常帶有很深的專業(yè)色彩，將業(yè)務(wù)應(yīng)用需求與協(xié)同辦公需求混為一談，總希望一個軟件能幫助完成所有的工作事項。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負責人的你未必能夠逐一甄別。
其次，您所參考的OA廠商宣傳，或魚龍混雜、或互相抄襲、或無中生有。有的還將其它多個專業(yè)方向（如專業(yè)的客戶關(guān)系管理、專業(yè)的視頻播放交流等）的軟件概念直接掛在自己的頭上炒作，真正有價值的協(xié)同辦公模塊卻被淹沒在無聲的角落，無法盡善盡美地實現(xiàn)。還有的顯然是混淆視聽，請參閱OA業(yè)內(nèi)四大典型忽悠。
再次，每一款OA軟件各有所長，如果不分輕重緩急的想要集所有閃光點于一身幾乎沒有可能。如果一定非要如此，為了完成合同內(nèi)容，軟件工程師必定需要進行各種方向的開發(fā)，如此一來先不說軟件個部分的融合度如何，單是項目的完成周期就會無限期延長，資金投入也會成倍加大，可以說代價是非常巨大的。再加上或許隨著項目開展您或您的同事將提出更多的需求將原有需求更加完善，如此不斷變化，永遠沒有止境，更后項目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？
OA需求建議建議您從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，先找到一個組織共性的需求——協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，更后才是重要角色的需求。
另外可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你無法把握項目主干進度的節(jié)奏，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。